Een automatische WhatsApp Business-bericht moet uitleggen wie er helpt, wat er op dat moment kan gebeuren en wat de volgende stap voor de klant is. Een vriendelijk tekstje verliest waarde als het een reactie belooft die het team niet kan waarmaken of om informatie vraagt die de persoon al heeft gestuurd.
De 12 onderstaande sjablonen helpen bij het ordenen van binnenkomende en voortgezette zakelijke gesprekken. Elk voorbeeld bevat een gebruiksvoorwaarde: sommige dienen voor een eenvoudige automatische reactie; anderen zijn afhankelijk van menselijke bevestiging of van een betrouwbaar systeemgebeurtenis. Vervang de velden tussen vierkante haken voordat u ze gebruikt.
12 berichtsjablonen om aan te passen aan uw klantenservice
1. Begroeting bij eerste contact
Hallo! U spreekt met [empresa]. Hoe kunnen we vandaag helpen? Vertel in een paar woorden wat u nodig heeft.
Gebruik bij het openen van het gesprek, wanneer er nog geen duidelijke vraag is. Als de klant het probleem al heeft uitgelegd, ga dan voort vanuit die informatie in plaats van de vraag te herhalen.
2. Welkom met AI-assistent
Hallo! Ik ben de AI-assistent van [empresa]. Ik kan helpen met [assuntos disponíveis]. Als u de teamleden nodig heeft, geef dan aan dat u met een persoon wilt spreken.
Noem alleen onderwerpen die de assistent met de geconfigureerde bronnen en middelen kan behandelen. De optie voor menselijke ondersteuning moet leiden naar een echt pad met vermelde beschikbaarheid.
3. Afwezig buiten kantooruren
Hallo! De klantenservice van [empresa] is bereikbaar op [dias], van [horário inicial] tot [horário final], in de tijdzone van [cidade]. We bevinden ons buiten dat tijdsvenster. Laat uw vraag achter zodat het team die kan raadplegen zodra de service weer open is.
Gebruik wanneer er geen team beschikbaar is. Het heropeningsuur is geen belofte voor directe reactie: vermijd te zeggen dat iedereen meteen wordt geholpen zodra de dienst begint.
4. Feestdag of geplande pauze
Hallo! Het team van [empresa] is niet beschikbaar op [data of periode]. We hervatten de dienstverlening op [data en tijd]. Uw bericht blijft beschikbaar voor raadpleging bij de terugkeer.
Stel vast wanneer dit bericht niet meer verzonden moet worden. Een verlopen vakantiewaarschuwing wekt twijfel over de bedrijfsvoering.
5. Automatisch antwoord met team buiten kantooruren
Het team van [empresa] is buiten kantooruren, maar ik kan nu helpen met [assuntos disponíveis]. Voor menselijke analyse is de dienstverlening terug op [dia en horário]. Wat is uw vraag?
Dit sjabloon veronderstelt dat de assistent actief is en over de genoemde onderwerpen kan antwoorden. Gebruik het niet als er alleen een vaste afwezigheidsmelding is.
6. Onderwerp identificatie
Om uw verzoek bij [empresa] te routeren: heeft u hulp nodig bij een aankoop, een bestaande bestelling of support? Als u wilt, beschrijf de situatie.
Stel deze vraag wanneer de reden van contact nog onduidelijk is. De alternatieven moeten overeenkomen met de gebieden die het bedrijf daadwerkelijk bedient.
7. Minimale informatie voor een offerte
Om uw offerte te begeleiden: welk [produto ou serviço] zoekt u en wat is de [quantidade ou necessidade principal]?
Pas de vraag aan op het bedrijf en gebruik reeds aanwezige gegevens in het gesprek. De tekst verzamelt context; het bevestigt geen prijs, levertijd of beschikbaarheid.
8. Identificatie van bestelling
Om de behandeling van uw aankoop bij [empresa] te vinden, kunt u het bestelnummer doorgeven? Stuur geen wachtwoord of volledige kaartgegevens.
Gebruik alleen als deze identificatie het team of de integratie helpt de bestelling te vinden. Voordat u aankoopgegevens vrijgeeft, voert u de door het bedrijf vastgestelde identiteitscontrole uit. Het bericht betekent niet dat de controle al is afgerond.
9. Bevestigde overdracht naar het team
Ik heb uw verzoek doorgestuurd naar het team van [empresa], samen met de context van dit gesprek. Het onderwerp is [resumo]. Is er iets dat u wilt corrigeren of toevoegen?
Stuur alleen nadat je de doorverwijzing en de beschikbaarheid van de context voor de verantwoordelijke hebt bevestigd. Als de overdracht vereist dat er een ander kanaal wordt geopend, geef dan het juiste pad aan in plaats van te zeggen dat het al heeft plaatsgevonden.
10. Bijwerking van een lopende analyse
Hallo, [naam]. Over [onderwerp] controleert het team nog steeds [bevestigd openstaand punt]. De volgende update staat gepland voor [datum en tijd]. Als er iets verandert in uw zaak, kunt u het ons hier laten weten.
Gebruik alleen met een geverifieerde status en een door de verantwoordelijke geaccepteerde toezegging tot bijwerking. Plan dit bericht niet automatisch opnieuw zonder te controleren of het openstaande punt nog steeds bestaat.
11. Fout bij automatische opvraging
Ik kon [informatie] nu niet opvragen. Om geen onjuiste gegevens te verstrekken, moet ik deze controle doorsturen naar het team. Menselijke ondersteuning is beschikbaar op [tijd of kanaal].
Koppel het sjabloon aan een geïdentificeerde fout en bied een werkbare uitweg. Vervang de opvraging niet door een veronderstelde termijn of status.
12. Bevestiging voor afsluiten
Betreft [onderwerp], heeft de verstrekte richtlijn uw vraag opgelost of ontbreekt er nog iets? Zo nodig kunnen we hier verdergaan.
Gebruik na een relevante reactie; verwissel stilte niet met oplossing. Om om een beoordeling van de ervaring te vragen, de handleiding beoordelingsbericht voor ondersteuning bevat specifieke feedbacksjablonen.
Hoe te kiezen tussen automatisch bericht, snelle reactie en AI
De tekst kan hetzelfde zijn, maar het verzendmechanisme verandert de werking. Een snelle reactie in de WhatsApp Business-app werkt als snelkoppeling naar een veelvoorkomend bericht: de medewerker selecteert, controleert en verzendt. Het interpreteert het verzoek niet en beslist niet zelfstandig wanneer te reageren.
Het afwezigheidsbericht van de app kan automatisch antwoorden op basis van de tijd en de ingestelde ontvangers. Een geïntegreerde automatisering kan afhankelijk zijn van gebeurtenissen, zoals een bevestigde overdracht of een fout bij een opvraging. Elk evenement moet beschikbaar zijn en getest in de gebruikte tool.
Een AI-assistent interpreteert vragen en stelt antwoorden op op basis van instructies, bronnen en beschikbare middelen. Dit vereist grenzen voor ontbrekende informatie en doorverwijzing naar mensen. De automatisering voor WhatsApp Business helpt deze stappen te verbinden, volgens de operationele configuratie.
Hoe een afwezigheidsbericht in de app in te stellen
- Open in de tools van de WhatsApp Business-app de optie voor afwezigheidsbericht en schakel verzending in.
- Bewerk de tekst met de werkelijke openingstijden van het bedrijf en de instructie voor het volgende contactmoment.
- Kies de planning: continue verzending, aangepast tijdvak of buiten kantooruren. Voor de laatste optie stelt u de werktijden in het bedrijfsprofiel in.
- Stel de ontvangers in en controleer of het apparaat met internet is verbonden.
- Test met een contact dat in de regel is opgenomen, zowel binnen als buiten de gekozen periode.
Deze controles behoren tot de app. Als de dienstverlening een platform gebruikt dat aan de API is gekoppeld, dan hangt de configuratie af van de mogelijkheden van dat platform; het kopiëren van de tekst creëert de verzendtrigger niet.
Wanneer tekst een goedgekeurd template moet worden
Op de WhatsApp Business Platform zijn antwoorden zonder template toegestaan binnen 24 uur na het laatste bericht van de gebruiker. Buiten dat venster vereist verzending een goedgekeurd model. De voorbeelden in dit artikel zijn schrijfsuggesties, geen door Meta goedgekeurde templates.
Voor door het bedrijf geïnitieerde contacten, let op toestemming van de ontvanger en het doel van de communicatie. Respecteer verzoeken tot stopzetting. Een tekst over ondersteuning mag niet worden gebruikt als voorwendsel om onverwachte aanbiedingen te sturen. In automatisering, houd een duidelijk escalatiepad naar menselijke ondersteuning.
Hoe herhaalde antwoorden en verkeerde beloften te vermijden
Documenteer vier punten voordat u een model automatiseert: het gebeurtenis die het verzenden autoriseert, de benodigde gegevens, wie verantwoordelijk is voor de volgende stap en wat het bericht stopzet. Als een van deze onduidelijk is, houd dan menselijke controle totdat het proces is aangepast.
Bijvoorbeeld: het overdrachtsbericht mag pas worden verzonden na bevestigde doorverwijzing. Als de klant het onderwerp corrigeert, moet de context die wijziging volgen. Wanneer iemand de overname doet, moet de automatisering de ingestelde pauzevoorwaarde respecteren. De gids voor multi-service met AI en menselijk team gaat die taakverdeling dieper in.
Test in elk geval deze situaties: klant die de bestelling al heeft doorgegeven, contact buiten kantooruren, verzoek om een persoon, informatie niet beschikbaar en gesprek al overgenomen door een medewerker. Controleer of het antwoord overeenkomt met de werkelijke status en of de klant kan doorgaan zonder zijn hele verhaal te moeten herhalen.
Wat u moet volgen nadat u de berichten in gebruik heeft genomen
Bekijk gesprekken om herhaalde vragen, doorverwijzingen zonder verantwoordelijke en onjuiste tijden te identificeren. Tel ook de gevallen waarin het automatische antwoord de volgende stap noemde, maar die stap niet plaatsvond. Snel reageren laat niet zien dat het verzoek is afgehandeld.
Een operatie van ondersteuning op WhatsApp Business moet het bericht verbinden met de geschiedenis en de voortgang van het geval. Bij Whatsplaid hangen de beschikbaarheid van AI, menselijke tussenkomst en andere functies af van het abonnement en de configuratie. De modellen in deze gids gaan niet uit van reeds geïnstalleerde triggers of integraties.
Geraadpleegde bronnen
Officiële documentatie geraadpleegd op 13 september 2026:
Begin met het configureren van Whatsplaid voor de klantenservice van uw bedrijf op WhatsApp Business en test de antwoorden en de menselijke voortzetting met de functies die in uw account beschikbaar zijn.